مدیریت تغییرات (Change Management)

مدیریت تغییرات (Change Management)

هدف اصلی فرآیند مدیریت تغییر، انجام تغییرات تأیید شده با ریسک قابل قبول می باشد.


آغاز درخواست تغییر

امکان ایجاد تغییر جدید از طریق یک مشکل در ابزار وجود دارد. درخواست تغییر بر اساس تأثیر سازمانی و فوریت اولویت بندی می شود. برنامه تغییر در زمان ایجاد تغییر آغاز به کار می کند.
برنامه تغییر باید شامل کلیه دلایل مورد نیاز جهت انجام تغییر باشد، در واقع برنامه تغییر باید شامل موارد ذیل باشد:

تحلیل اثر  :

ریسک های شامل اجرای تغییر برنامه اجرا: چگونگی اجرای تغییر

برنامه بازگشت از اجرا:

چگونگی بازگرداندن تغییر به حالت اولیه در صورت بروز مشکل

چک لیست:

فهرستی از موارد اجباری که مستلزم نهایی شدن تغییر می باشد

برنامه تغییر و هیأت تأیید تغییر

این سیستم به شما اجازه انجام چهار برنامه تغییر از پیش تعریف شده را می دهد:
*تغییر استاندارد * تغییر فرعی * تغییر اصلی * تغییر عمده
سیستم به شما امکان می دهد تا انواع تغییر مورد نظر خود را به همراه رنگ نمایش دهنده حساسیت هر یک، در سیستم تعریف نمایید.

تغییرات استاندارد

تغییرات استاندارد، تغییراتی هستند که بر اساس رویکردهای مدیریتی، از پیش تأیید شده می باشند. تغییراتی که به صورت مداوم اتفاق می افتند مانند ارتقاء حافظه کامپیوتر، نصب نرم افزارهای متداول و … در دسته تغییرات استاندارد قرار می گیرند تا بتوان اجرای آنها را سریعتر پیش برد.

تغییرات فرعی

تغییرات فرعی به آن دسته از تغییرات گفته می شود که منابع محدودی مورد نیازشان است و از طرفی تأثیر کمی بر روال های کاری سازمان دارند. مدیر فرآیند انجام اینگونه از تغییرات را تأیید می کند.

تغییرات اصلی و عمده

تغییرات اصلی و عمده نیازمند تأییدیه کلیه اعضای هیأت تأیید تغییر و همچنین مدیر فرآیند تغییر می باشد. اعضای هیأت تغییر بر اساس ذینفعان اصلی تغییر مورد نظر تعیین می شوند. بر اساس برنامه و ریسک های در پیشروی یک تغییر، اعضای هیأت تغییر نسبت به قبول و یا رد آن اقدام می نمایند.

هیأت تأیید تغییرات (Changes Approves Board)

ابزار به شما امکان می دهد که کمیته های تغییر متفاوتی داشته باشید. بر اساس نوع تغییر تعریف شده، می توانید برنامه تغییر را به کمیته های مختلفی ارسال کنید

دریافت تأییدیه از اعضای هیأت تغییر

اعضای هیأت تغییر هر هفته و یا دو مرتبه در ماه جهت تأیید تغییرات ارسال شده گردهمایی خواهند داشت. بر اساس برنامه تغییر و ریسکهای موجود، اعضای هیأت تغییر رأی متحدی مبنی بر قبول و یا رد یک تغییر اعلام می کنند.

هماهنگی اجرای تغییرات – برنامه ریزی تغییر

کلیه تغییرات باید با لحاظ نمودن کمترین زمان در دسترس نبودن خدمات اجرا شوند. ابزار گزارش هایی بر اساس اولویت، فوریت، رویداد، مشکل و … را در اختیار مدیر تغییر قرار می دهد تا بتواند بهترین زمانبندی را برای اجرای تغییر انجام دهد.

تقویم تغییرات

بر اساس تغییرات در پیشرو، برنامه آنها تأیید و منتشر می شوند. تقویم تغییرات به همگی امکان می دهد تا در جریان تغییرات در پیشرو قرار بگیرند و از زمان در دسترس نبودن سرویس مطلع باشند.

پیاده سازی تغییرات

این سیستم به شما امکان می دهد تا وظایف مهم در انجام یک تغییر را مد نظر داشته باشید. در این بخش مدیر تغییر می تواند وظایف را به افراد مختلف منصوب کند، وضعیت هر وظیفه را بررسی کند و انجام آنها را برنامه ریزی نماید.

بررسی تغییرات انجام شده

بررسی تغییرات انجام شده در فرآیند تغییر به مدیر فرآیند امکان می دهد که:
• مشکلات پیش آمده در حین تغییر را مورد بررسی قرار دهد
• شاخص های کلیدی عملکرد را مورد بررسی قرار دهد تا اثربخشی تغییر ارزیابی شود

تاریخچه تغییرات

با توجه به اینکه تغییرات، تأثیر زیادی در روال های کاری دارند، نگهداری مستندات مرتبط با آنها حائز اهمیت می باشند. این سیستم به شما امکان می دهد تا تاریخچه کامل تغییرات را نگهداری کنید. بدین ترتیب می توانید ممیزی مناسبی بر روی زمان تغییر برنامه، تأیید و یا رد آن و … داشته باشید.

فهرست